En idékampanj eller -tävling är en form av innovation där målet är att söka fram lösningar, tankar och utvecklingsidéer för en specifik utmaning eller kring ett aktuellt tema. Allt som oftast genomförs den här typen av initiativ genom en frågeställning riktad till en grupp eller avdelning. Området inom vilket idéer och innovationer tar form är dessutom ytterligare indelat och begränsat för att få fram klara och tydliga lösningar på de utmaningar organisationen behöver lösa.
Så varför borde du vara intresserad av att köra en idékampanj i er organisation? Det kan trots allt kännas som att ett sådant initiativ kunde sluka en hel del tid och resurser. Kanske det känns som ett allt för stort projekt för ett så simpelt utfall?
Svaret är att idékampanjer, de facto, kan vara mycket mångsidiga och användbara i ett flertal olika situationer. Genom att lägga fram tydliga referensramar och klara mål för idékampanjerna inom din organisation, ser du fort att konceptet kan vara mycket användbart på många olika plan och på flera olika ställen i organisationen. Viktigt är att vara noga med utformningen av målet för tävlingen. En välplanerad idékampanj kan vara extremt värdefull för företaget.
Vi tycker att innovation och idéskapande borde vara en uppenbar del i det vardagliga arbetet för de flesta medarbetarna, i de flesta företag. För att innovation och idéskapande ska vara effektivt och produktivt bör man samtidigt vara konsekvent och våga tänka långsiktig. Idékampanjer ska därför helst stödjas av en fortlöpande innovationsprocess för bästa långsiktiga resultat. Trots det, ser vi definitivt även dessa i sig som en möjlighet att skapa fantastiska resultat på kort sikt till specifika utmaningar eller problem.
Processen för idékampanjer utformas ofta enligt en rätt använd modell, som på engelska kallas ”the Double Diamond of Innovation”.
I den består den ena halvan av diamanten av det s.k. problemstadiet som kan delas in i två steg; ”upptäckt” och ”definition”. Det första steget, d.v.s. upptäckt, handlar om att söka och ta fram olika utmaningar för att utvärdera deras påverkan och vikt för utvecklingen. Det andra, d.v.s. definiering, innebär i det här fallet en analys med målet att identifiera återkommande och viktiga teman som bör uppmärksammas. Här bildar man grupper för att vidare specificera problemet och definitionen för att sedan välja de mest aktuella av dem att koncentrera sig på.
Den andra delen av diamanten fokuserar på lösningen och består av två delar; ”utveckling” och ”leverans”. Utveckling innebär här alltså i all enkelhet de aktiviteter som utförs med målet att komma fram till idéer och koncept för lösningar på de problem och utmaningar som definierats i det första steget (problemstadiet). Hit hör också utvecklingen och finslipningen av idéer till färdiga lösningar som kan implementeras i verksamheten. Leverering innebär här beslutfattande om förslag, innovationer och idéer som skall implementeras och en koordination av rätt människor med rätt kunskap för verkställandet av dessa valda lösningar.
Beroende på vilka delar av “double diamond” -modellen man jobbar med, kan idékampanjerna vara antingen problemcentrerade eller lösningscentrerade. I en problemcentrerad idémapanj eller-tävling arbetar man igenom alla delar, ända från att ta fram och definiera utmaningar till att hitta lösningar, medan man (som namnet säger) i den lösningscentrerade modellen endast fokuserar på att hitta lösningar till färdigt definierade utmaningar i verksamheten. En sådan utmaning kan i praktiken vara allt från ett mycket specifikt problem till ett övergripande tema som t.ex. utveckling av effektivare resursanvändning av organisationens samtliga resurser för ökad lönsamhet.
Oberoende av typen av idétävling (problem- eller lösningsinriktad) kan dessa ta form på nästan oändligt många olika sätt, eftersom processen kring att definiera och lösa problem och utmaningar alltid kommer att generera en mängd olika frågeställningar som alla behöver beaktas och beslutas om beroende på hur, när och vad man vill ha svar på.
Genom att ändra på idékampanjens tema, deltagare, kanaler, tid och ansvar, blir resultatet olika även om utgångspunkten i övrigt vore den samma. Se därför till att ha klart för dig vilka målsättningar tävlingen bör ha för att en process som verkligen genererar ett användbart resultat skall kunna läggas upp.
Temat är onekligen det hela idétävlingen kommer att handla om och kretsa kring. Beroende på vilken typ av tävling du vill köra kan temat antingen vara ett problem eller t.ex. utgå från en stor möjlighet som uppstått. Ett väl valt tema fokuserar diskussionen kring frågor som stöder de målsättningar du har och de resultat som önskas. Var noga med att ha ett tillräckligt klart tema för fokuserat arbete, utan att begränsa kreativiteten för mycket. Det kommer att leda till mycket bättre resultat.
Målsättningen besvarar frågan om “Vad det är vi vill åstadkomma med denna idékampanj?”. Detta kan låta som något väldigt likt tanken om det tema du bör välja, men med den skillnaden att temat handlar om vilken eller vilka frågor du vill fråga eller ha svar på, medan målet bestämmer resultatet du egentligen vill uppnå. Målsättningen är orsaken till att hela idékampanjen är aktuell.
Med kanaler menar vi här olika typer av kommunikation som används för att meddela och sprida information om idétävlingen. Svaret på frågan ”Hur når jag ut till den valda gruppen på bästa sätt?” brukar allt som oftast ge dig de bästa tänkbara alternativen. I dagens arbetsklimat kan allt från företagets eget intranät och e-post till facebook och WhatsApp vara det rätta alternativet. Ofta är ändå en balans mellan mer traditionella och moderna kanaler det bästa. Här får man inte heller glömma den gamla goda ansikte-mot-ansikte metoden som trots allt ofta genererar den mest trovärdiga och genuina kommunikationen.
Alla idétävlingar (kampanjer) är per definition tidsbegränsade på ett eller annat sätt. Ytterligare är det viktigt att fundera kring när tävlingen skall lanseras, hur länge den skall pågå och när resultaten etc. kommuniceras.
Tilldelning av ansvar är en central del av processen och en bidragande faktor till en framgångsrik process. Framför allt är en väl genomtänkt ansvarfördelning också något som motiverar deltagarna och skapar ett gemensamt driv framåt och mot implementerbara lösningar.
Ansvar bör delas för att uppnå bl.a. effektiv facilitering av diskussion, värdering av idéer, beslutsfattande, prioritering och implementation av färdiga idéer och innovationer. Du behöver alltså personer med rätt kunskap och auktoritet för varje enskild roll i processen.
Att få alla dessa delar att fungera är inte lätt men samtidigt det viktigaste för att få igång en fungerande idétävling. Kom ihåg att idétävlingar (kampanjer) är perfekta komplement som korta fokuserade initiativ inom en mer omfattande innovationsprocess som förhoppningsvis redan finns inom organisationen. Samtidigt kan idétävlingar givetvis också fungera bra som ett sätt att introducera nya tillvägagångssätt för innovation och kollaborativ utveckling inom företaget.
Olika idékampanjer och -tävlingar blir mer och mer populära hela tiden i och med möjligheten de ger till att samla den kollektiva kunskapen och kreativiteten från hundratals eller t.o.m. tusentals människor under en kort tid och genom ett klart fokus. Resultatet blir en mycket effektiv ”brainstorming” där människor kan delta, oberoende av tid, plats eller t.o.m. ställning i företaget.
Ett vanligt fokus för idékampanjer i företag är t.ex. att samla hela organisationen kring ett strategiskt mål med fokus på att implementera detta i hela organisationen och över avdelningsgränser. Utmaningen med nya strategiska inriktningar är ofta en låg s.k. ”buy-in” från medarbetarna och en idékampanj kan därför bidra till att samla alla medarbetare kring temat för att tillsammans utforma en plan för hur de nya strategiska besluten kan implementeras. Resultatet blir en mycket djupare förståelse för företagets riktning och mål för alla intressenter och i bästa fall över hela organisationen.
De tre viktigaste fördelarna med idékampanjer har att göra med: tid, effektivitet och kommunikation.
Tänk dig det vardagliga arbetet som rullar på i alla stora företag. Från mellanchefer till ledningen, brukar tidsbrist vara en gemensam faktor. Det finns alltid saker att planera, implementera, effektivisera etc. Att få in tid för innovation och kreativt tänkande är svårt, för att inte säga rent av omöjligt ibland. En idékampanj är ett perfekt redskap att ta till, eftersom arbetet och processen möjliggör kreativt arbete var som helst och då det finns tid. Idéer och förslag från hela organisationen samlas in och kan prioriteras och vidareutvecklas utan att sluka stora delar av din och andras tid eller fokus.
Innovationsarbetet är ofta svårt att hantera eftersom det finns en mängd olika åsikter, tankar och kunskap som kommer från olika delar i organisationen. En idékampanj hjälper dig att dela in och kanalisera alla de idéer och tankar som finns och ge dem en fokuserad riktning, istället för att ha en massa liknande idéer bearbetade sida vid sida och utan en klar riktning och fokus.
Idékampanjer fungerar också som en ypperlig kanal för kommunikation, speciellt i större företag där detta ofta är en utmaning.
Enligt en studie gjord av Timothy Devinney och hans kollegor på University of Technology i Sydney, har endast 29% av medarbetare en klar bild över företagets strategiska mål. En idétävling kan här, genom att konkretisera strategin i den här typen av verksamhet, bidra med en ökad kännedom och förståelse för företagets övergripande mål och därmed också ge medarbetarna möjligheten att se vikten av sitt eget arbete som en del av helheten.
Sammanfattningsvis sparar alltså idékampanjer och idétävlingar dig och företaget tid och skapar en möjlighet att effektivt samla in idéer och förslag till förbättring utan större ansträngning. De bidrar med ökad transparens för beslutsfattandet, vilket leder till ökad motivation bland medarbetarna. Dessutom fungerar processen som ett sätt att visa och konkretisera helheten och strategins koppling till verksamheten genom att inkludera och aktivera medarbetarna i företagets gemensamma mål.
Allt som oftast är idékampanjer ett mycket effektivt redskap för innovation, men liksom alla verktyg är idékampanjer inte perfekta i alla lägen.
Idékampanjer fungerar fint då du vill ha fram nya idéer och förslag på lösningar till specifika utmaningar eller då du vill få in hela organisationens kunskap och idéer under en begränsad tid. Också effektivare och aktivare kommunikation kan vara en orsak till att köra en idékampanj.
När är det då inte idealt att använda sig av en idékampanj?
Även om idékampanjer är mångsidiga och användbara så är de inte det mest ideala alternativet då man t.ex. har ett tema som starkt begränsar antalet deltagare till endast få med mycket specifik eller djup kunskap inom temat. Även vid tillfällen då det helt enkelt inte finns tillräckliga resurser eller tid för att genomföra en framgångsrik idékampanj kan användningen av en sådan göra mer skada än nytta.
Nu när vi gått igenom grunderna till en framgångsrik idétävling kan vi fundera på hur man egentligen genomför processen.
Processen kan enklast delas in i fem olika steg. Dessa fem steg hjälper dig att hantera processens alla olika delar och ger dig tips på hur du beaktar viktiga detaljer som krävs för en fungerande idétävling.
Målsättning med detta inledande steg är att få fram en förståelse för vad det egentligen är du vill åstadkomma med idékampanjen. Även om det känns simpelt och självklart, behöver du först se till att fundera kring aktuella teman och besluta om vilket du skall prioritera. Att få fram ett klart fokus och en kampanj i linje med strategin är det viktiga här.
Nu när du har valt ett tema är det dags att specificera vilken typ av innovation du är ute efter? Oftast innebär detta att bestämma om att antingen vilja hitta lösningar på ett specifikt problem eller att generera nya tankar, idéer och förslag utan några exakta riktlinjer, d.v.s. ett mer öppet innovationsarbete för att få fram kreativiteten hos deltagarna. Ett bra exempel på det förstnämnda är t.ex. ett elektronikföretag som söker en lösning till en bristfällig produkt, medan en klädbutik som vill ha fram idéer för nya trender hellre vill ha fram så många olika och vilda idéer som möjligt.
Oberoende av vilken typ av lösning du är ute efter är det viktigt att du åtminstone har ett klart kvantifierbart mål. Detta ger dig något konkret att arbeta mot och skapar en bas för att jämföra resultat. Pixars Notes Day, ett kreativt initiativ till att reducera kostnader, är ett bra exempel på detta. De hade hela tiden som grundtanke och målsättning att reducera kostnaderna med 20%, vilket gav initiativet ett klart mål och något att jämföra sitt resultat mot. Det lönar sig alltid att ha ett mål som är möjligt att uppnå, men som ändå kräver en genuin satsning för att uppnås. En idékampanj ska kunna anses lyckad även om målet inte uppnås till 100%. Utöver specifika resultat finns det också annat viktigt som bör uppmärksammas, som kan vara svårare att kvantifiera. Hit hör t.ex. användarnas engagemang och aktivitet. Dessa spelar en central roll för resultat på lång sikt.
Speciellt i början då idékampanjer planeras är det väldigt viktigt att vara realistisk, t.o.m. kritisk till uppsatta målsättningar. Är det möjligt att uppnå detta mål i dess nuvarande form genom en idékampanj? Om det känns som att målsättningen är svår att uppnå eller för specifik för en framgångsrik idékampanj, kan den ändras eller modifieras så att målet går att uppnå? Eller är idékampanjen i det här fallet fel sätt att gå till väga?Är målsättningen en del av en långsiktig plan eller bara ett enstaka experiment?
Idékampanjer är mycket användbara för att hitta kreativa och fokuserade lösningar på specifika problem eller utmaningar, men kan även väl användas för att hitta nya sätt att se på mer långvariga utmaningar och arbetssätt.
När det gäller att välja den bästa möjliga användargruppen för din idékampanj, finns det tre viktiga saker att beakta:
Huvudsaken här är att hitta rätt balans mellan dessa tre. Du behöver fundera ut vilka dina kriterier är gällande den ideala målgruppen. Vad som gör en individ relevant för din idékampanj beror till sist på ditt tema och dina målsättningar. För ett relativt snävt och väldefinierat tema som t.ex. ”hur man tillverkar ett energieffektivare mikrochip”, behöver du troligen en mycket specifik målgrupp som har insikt i just detta, medan du kan och förmodligen vill ha nästan vem som helst med, ifall tanken är att samla idéer kring ett ämne som t.ex. ”hur vi ska öka produktiviteten i vårt dagliga arbete”.
Storleken av din målgrupp behöver inte vara exakt så till vida att enskilda individer sällan gör en stor skillnad, åtminstone inte negativt. Beroende på målsättning kan det samtidigt räcka med en handfull deltagare, så länge som en godtagbar nivå uppnås för insamlat data. Gör det inte det, bör du fundera på att utvidga deltagandet för att få in mer relevant input.
Till sist behöver du vara säker på att din målgrupp kan nås på ett effektivt sätt. Om du har en perfekt målgrupp utvald utan att ha ett effektivt sätt att få kontakt med den, kommer du inte att komma långt. Då finns det inget sätt för dem att delta. Detta är en enkel sak att glömma och kan samtidigt fungera som en flaskhals i ett tidigt skede. Därför behöver du ha en klar plan för att nå ut till rätt personer innan du kör igång.
Har du svårt att hitta målgruppen som skulle uppfylla alla tre krav, kan du alltid gå tillbaka till ditt mål eller fundera kring kraven på målgrupp en gång till. Är du säker på att personer som inte passar in på alla tre krav, inte kan komma med relevant och nyttig kunskap? Ofta kommer de bästa idéerna från de som inte vet allt om ämnet, utan har en förmåga att tänka utanför de normer som annars styr arbetet runt just det temat. Det kan vara en riktigt god idé att se vad som står bakom den dörren också.
Nu när du hittat den rätta målgruppen är det dags att se på resten av det du behöver planera innan du kan köra igång en lyckad idékampanj. De återstående delarna kommer alltid att bero på vilken typ av idékampanj du utför, men några av de viktigaste sakerna att tänka på är ändå: tid, kanaler för kommunikation och ansvar.
Hur länge en idékampanj ska vara aktiv kan variera en hel del, beroende på vad det är man vill uppnå. För mycket specifika utmaningar och frågeställningar kan en så kort tid som en vecka duga riktigt väl. För mer abstrakta eller mångfacetterade idékampanjer med flera steg eller en mer invecklad process, kanske du behöver köra kampanjen över en längre tid. Som ett tips kan nämnas att det ofta lönar sig att hålla idékampanjer så korta som möjligt för att skapa hög aktivitet, men samtidigt tillräckligt långa så att även upptagna människor med en fullspäckad kalender ska ha möjligheten att hinna delta.
Att inleda idékampanjen i rätt tid är också något att tänka på. Råkar det finnas en mängd andra evenemang eller tidskrävande uppgifter på annat håll i organisationen samtidigt, kan det vara bra att välja att starta idékampanjen lite senare.
Som vi nämnde vid val av målgrupp, är kommunikation en mycket viktig del av en lyckad idékampanj. Att hitta rätt kommunikationskanaler är centralt för att säkerställa ett högt engagemang. Förutom starten för idékampanjen, behöver du även kommunicera viktiga händelser och nyheter gällande den. Det är också viktigt att komma ihåg att påminna deltagarna om initiativet genom olika meddelanden och påminnelser. Eftersom största delen av informationen du vill att ska nå ut till deltagarna, kommer att gå via valda kanaler, blir det väldigt viktigt att välja de bäst anpassade d.v.s. de som ger dig möjligheten att nå ut på det bästa och mest effektiva sättet. Tänk även på att inte ge en känsla av överflöd i form av för mycket information. Det leder lätt till en motreaktion.
Kom också ihåg att tilldela ansvar på ett klart och öppet sätt. Vem som ansvarar för vad bör vara klart för alla deltagare. Var säker på att åtminstone följande personers ansvar kommuniceras klart och tydligt: ansvarig person för initiativet i stort och upprätthåll (1), person som är ansvarig för kommunikation (2), ansvarig person för värdering av idéer (3) och någon som ansvarar för att hålla diskussionen saklig och kopplat till temat (4). Den sistnämnde har även som uppgift att aktivera och engagera deltagare genom att t.ex. ställa frågor, föra diskussionen vidare kring viktiga idéer och förslag och utmana till kreativt tänkande.
Ett delat ansvar kan lätt leda till att ingen tar ansvar. Det är därför också viktigt att belöna ansvarstagande. När deltagare med ett genuint intresse för temat ges ansvar, resulterar det allt som oftast i fler och bättre idéer samt ökat intresse överlag. Aktivitet och engagemang smittar av sig nämligen, men det gör även inaktivitet.
Att tilldela ansvar är ett naturligt sätt att säkerställa att idéer och förslag verkligen utvecklas vidare och att de till slut implementeras i verksamheten. Glöm inte att en idé i sig ofta blir värdefull först när den implementeras, även om en idékampanj och aktivitet kring idéskapande visserligen är av värde på lång sikt.
Nu när idékampanjen är planerad är det dags att få fart på det hela. Det kanske låter enkelt, men för att idékampanjen ska bli lyckad krävs lite mer än att bara trycka på en knapp.
Att lansera en idékampanj handlar om proaktivitet och engagemang. Så länge som ansvariga personer har klart för sig vilka ansvarsområden de har, är kommunikation det allra viktigaste vid lanseringen. Följande fyra punkter bör vara fullständigt klara för alla som ska delta och det lönar sig att upprepat kommunicera detta vid behov.
Som sagt, om du vet svaren på dessa frågor och hittar rätt kanaler genom vilka du kan kommunicera dessa, har du en stor chans att få till en mycket framgångsrik idékampanj.
När din idékampanj tagit slut är det äntligen dags att samla in information och data. Det lönar sig att gå igenom all data så fort som möjligt, då det mesta ännu finns i minnet.
Sök fram och samla insikter
Börja med att gå igenom den data som har samlats in under idékampanjen. Hit hör idéer, observationer, insikter och annan intressant information. Nyckeln här är att hitta den data som kan användas vidare och som bäst möter de målsättningar du satt upp.
Planera nästa steg och tilldela ansvar
För att komma vidare med den information du fått in behöver du göra en plan för hur de bästa idéerna ska bearbetas och vilka som ska ansvara för att dessa implementeras. Det lönar sig ofta här att involvera de personerna som varit aktiva i utveckling av de valda idéerna från början. Speciellt idéskaparen kan vara viktig att ha med här. Var säker på att agera fort så att de som jobbat med idén under kampanjen inte hinner tappa intresset.
Kommunicera följande steg åt alla deltagare
Det är också viktigt att planera kommunikationen om det som kommer att ske i fortsättningen, även till dem som inte kommer att vara aktiva under följande steg i processen. Då säkerställer du att aktiviteten och engagemanget finns kvar även inför nästa kampanj och att alla känner att deras input varit viktig. Om din målgrupp var anställda och medarbetare är detta ett väldigt viktigt steg mot att bygga en öppen och transparant kultur kring verksamhetsutvecklingen i stort.
Uppföljning
Även om idékampanjen i sig är över, betyder det inte att ditt arbete tar slut här. För att vara säker på att de bästa idéerna implementeras bör du försäkra dig om att de ansvariga har resurser att göra idéerna till verklighet. Var även säker på att följa upp och ge ditt stöd åt ansvariga. Det ger en bild av att de har ditt och organisationens stöd för sitt arbete.
Reflektion
När du nu är färdig med själva kampanjen är det dags för reflektion. Att sätta sig ner och fundera vad som fungerat och vad som behöver göras bättre nästa gång, kommer att hjälpa dig och din organisation att göra ett ännu bättre arbete i fortsättningen. Var inte rädd för att be om feedback från deltagarna. Den informationen kan du utnyttja i framtiden och se till att nästa idékampanj blir ännu bättre.
Glöm inte att skriva upp klara och konkreta mål för att förbättra arbetet och att lägga upp arbetsuppgifter för att göra planerna på förbättring till verklighet. Det är lätt att fundera och sätta upp mål, men för att få resultat behöver du också ta itu med det du kommit fram till.
En lyckad idékampanj kommer sig i slutändan av att du har en bra uppfattning om vad det är du försöker uppnå och på vilket sätt. Av erfarenhet kan vi konstatera att följande fem faktorer är centrala när det kommer till en lyckad idékampanj.